Empresa também lança ferramenta de auditoria de tarifas corporativas
O processo de negociação de tarifas corporativas com hotéis (Sourcing), a fase de solicitação de proposta (RFP) e de negociação de contratos são seguidos pela disponibilização das tarifas nos sistemas de reservas usados por viajantes e solicitantes de viagens. Durante este processo, que vai da negociação até o carregamento das tarifas, podem ocorrer desvios entre os valores acordados e os dados que terminam na ferramenta de reserva da empresa. Isso ocorre devido a fatores como a falta de regulamentação do setor, problemas nos sistemas e até mesmo por erro humano.
Para proteger os clientes e diminuir as perdas, a HRS lança a ferramenta Rate Protector. Desenvolvida para encontrar erros nas tarifas de hotéis e corrigi-los, o serviço audita estes valores e amenitiesautomaticamente, o que ajuda na redução de custos com hotéis e fortalecimento dos programas de viagem. Em caso de incompatibilidade entre valores cobrados e parâmetros negociados, o sistema inicia um processo de correção em que o hotel é contatado para verificar a disparidade. Os valores que estiverem incorretos ficam indisponíveis no sistema de reserva até serem corrigidos. A ferramenta é exclusiva para clientes de Sourcing da companhia.
Pesquisa
Diante deste cenário, em que valores negociados nem sempre são apresentados corretamente no sistema dos clientes, a HRS realizou um levantamento em parceria com a GBTA Foundation, braço educacional e de pesquisa da Global Business Travel Association. Segundo dados preliminares do estudo, que ainda está em andamento, tarifas fora do valor negociado elevam os custos da viagem em 11%. Os valores incorretos foram, em média, 14% mais altos do que os acordados entre o hotel e a empresa. A falta de inclusão do café da manhã na tarifa, ou com o valor mais alto do que o negociado, foi verificado em 16% das reservas analisadas.
“Os gerentes de viagem investem muito tempo e recursos negociando tarifas e amenities com hotéis. Este esforço vale a pena somente quando tarifas e serviços negociados ficam à disposição do viajante de maneira correta”, diz Tobias Ragge, CEO da HRS. “Os resultados da análise mostram que, hoje em dia, a auditoria de tarifas é mais importante do que muitas empresas podem imaginar”.
De acordo com os dados coletados, 2% realizam auditorias de tarifa semanalmente e cerca de 7% a realizam mensalmente. As demais, verificam a cada dois meses (22%), uma vez por ano (31%) ou toda vez que a tarifa é cobrada (33%). A pesquisa também demonstra a frequência na qual há discrepâncias entre tarifas negociadas e taxas (incluindo amenities).
Entre os gestores de viagem que fazem auditorias, 33% encontram discrepâncias em mais de 20% dos casos, 30% encontram discrepâncias entre 6% e 20% dos casos, e 37% encontram discrepâncias em até 5% dos casos. Os gestores de viagem costumam variar a abordagem das auditorias de tarifas. Do total de participantes, 48% dizem realizar auditoria interna de tarifas manualmente, 40% esperam que os viajantes os informem sobre tarifas incorretas. Outros deixam essa atividade para terceiros, como as TMCs (30%), ou mesmo para seu fornecedor de hotéis (19%).
Para essa pesquisa realizada com a GBTA, a HRS realizou uma análise em sua base de dados que demonstrou que os programas corporativos de viagem frequentemente não cobram os valores negociados. Um quarto das 23 mil tarifas analisadas durante a verificação estavam incorretas ou houve falha na informação sobre os amenites. Segundo o levantamento, 11% das taxas analisadas foram mais altas do que o valor originalmente negociado entre a empresa e o os respectivos hotéis. Os dados da HRS foram levantados entre abril e maio de 2016.
Próximos passos
A pesquisa foi realizada em âmbito global e está em sua fase final de captação de dados com gestores de viagem. O estudo tem o objetivo de verificar inconsistências nas tarifas hoteleiras e tem como foco a precisão de custos e a frequência com que os gestores de viagem realizam auditorias. O estudo deverá ser concluído em abril deste ano e envolve membros do GBTA, empresas afiliadas e clientes da HRS. Alguns gestores de viagens da América Latina e América do Norte também serão convidados a participar. Para isso os executivos devem ser responsáveis, pelo menos, pela negociação, carregamento ou pela verificação de tarifas e contratos hoteleiros de suas empresas.
Mais informações em corporate.hrs.com
Divulgação: B4Tcomm