Por Geraldo Banas
Se você está pesquisando um novo sistema de ponto de venda (PDV), seu principal objetivo deve ser a adequação das necessidades do seu bar ou restaurante com o desempenho e custo de um novo software e/ou hardware. E, ter o apoio de um PDV adequado para o seu estabelecimento, vai lhe dar tempo para fazer aquilo que você faz de melhor: cozinhar ou atender seus clientes.
Aqui estão alguns fatores a considerar quando você iniciar o processo de compra de um novo sistema de PDV:
Custo – Este ponto é extremamente importante, é claro. Comece descrevendo o que você precisa em um sistema de PDV e chegue a um orçamento viável para seu negócio. Um fornecedor consciente deve estar disposto a trabalhar dentro de suas limitações financeiras – e mostrar o retorno do investimento que eles esperam que você obtenha de seu novo sistema.
Segurança – Você terá que determinar o nível de acesso que os funcionários – garçons, barmen, gerentes, etc. terão. Nunca permita o acesso de pessoas cuja função não o exija, e determine que cada funcionário – com acesso ao sistema – tenha sua própria senha, e que esta seja única e secreta. Pesquisas mostram que metade dos funcionários que rouba, o faz porque não há controle suficiente, e porque estão certos de que não serão pegos. Outro ponto a ser observado é manter as informações do seu cliente a salvo de criminosos externos – e aqui eu me refiro aos dados dos cartões de crédito. Câmeras de circuito fechado, ou baseadas na web, são outra opção adicional de segurança, permitindo que você controle o pessoal e as operações de perto. Quando emparelhadas com um sistema PDV baseado em computador, permite que você assista aos registros de caixa em tempo real.
Controle – Em que tipo de controle que você está interessado? Vendas? Estoques? Mão de obra? Produção? Nesta área, as opções são enormes e dependem do seu orçamento. Verifique a possibilidade de implementação gradativa do sistema: comece com os garçons (comandas), depois acrescente o controle de estoque, e assim por diante. Veja, também, a viabilidade de acessar o sistema à distância, para que você mantenha o controle mesmo que não esteja presente fisicamente no restaurante.
Wireless – A vantagem de optar por instalar um sistema Wi-Fi é começa pela economia em instalação de cabeamento. Além do fato que os garçons irão trabalhar com terminais próprios para fazer as comandas, e você poderá mover as “caixas registradoras” para diferentes partes do restaurante mais facilmente.
Operação – Um bom sistema de PDV vai proporcionar uma drástica mudança na maneira como você analisa o seu negócio. Mesmo um pequeno restaurante deve ter a capacidade de, rápida e precisamente, acompanhar transações e tendências. Informação é poder (e dinheiro), quando se trata de determinar onde as mudanças podem ser feitas na maneira de gerir seu negócio.
Treinamento – Tenha em mente que você sempre estará treinando novos funcionários no sistema, ao longo do tempo. O que o fornecedor oferece em termos de formação, quer presencialmente ou online? Quão fácil será ter perguntas respondidas? Como a solução de problemas é realizada? Quando você analisar o treinamento, certifique-se de considerar a facilidade de utilização de cada um dos sistemas de PDV que está pesquisando. Um bom sistema deve levar menos de meia hora para que se aprenda a operá-lo.
Suporte – Este é um grande diferencial e/ou problema. No caso de você ter uma pane em seu software (programa) ou hardware (computadores, impressoras, etc.), é importante saber qual o nível e qualidade da assistência que terá do seu fornecedor de PDV. Suponha os piores cenários (caixas registradoras que “caem” durante um movimentado jantar de final de semana, por exemplo) e verifique que tipo de sistema back-up ele têm para suprir suas necessidades. Negocie um contrato de suporte que seja conveniente para você e coloque-o “no papel” – contrato verbal, simplesmente não existe.
Um novo sistema de PDV é uma compra que, muitas vezes, pode chegar a valores realmente elevados e irá impactar seu restaurante em quase todas as áreas. Por conseguinte, dedique o tempo necessário para fazer suas pesquisas, antes de tomar qualquer decisão de compra.
Não é nenhum exagero dizer que o sistema de PDV do estabelecimento é o cérebro eletrônico, por trás da operação. Entre cardápios, reservas, controles e comunicação interna salão/cozinha, há poucos aspectos de um bar/restaurante de que o sistema não vai participar.
Fonte: Blog do Banas